Seguramente en algún punto en tu emprendimiento o empresa te has preguntado si en verdad es necesario contratar a un contador o despacho contable. Sin embargo esta decisión no es fácil de resolver, porque te preocupan muchas cosas, como:
Le confiaré mis finanzas a un desconocido?
Será el mejor momento para contratarlo?
Cómo evalúo su trabajo y desempeño?
Tenerlo provocará que haya más trabajo ?
Habrá problemas si le reporto más cosas al SAT?
Tendré que pagar más impuestos?
Y luego para sumar preocupaciones, al investigar te enteras de malas experiencias provocadas pro contadores, estafas, problemas fiscales, robos, desinformación, etc. Así que en ese punto crees que un contador o despacho contable son “cosas de las grandes empresas”, que en tu emprendimiento aún no necesitas ese tipo de problemas.
Entonces ¿cuál es la respuesta? Necesito un contador, ¿si o no?.
No te apresures, en el mundo empresarial muy raramente las respuestas son “blanco o negro” , te debes acostumbrar a navegar en una constante escala de grises, con el tiempo te volverás un buen capitán navegando por esas aguas. A continuación te expondré algunas variables, situaciones, consejos, errores, evidencia, datos, y experiencias que ilustrarán un panorama más amplio de la situación contable en las MIPYMES y así podrás decidir si contratas a un contador o no.
Como emprendedor seguro ya te has informado de las operaciones y actividades prácticas básicas contables. Y por supuesto tienes la total capacidad de realizar dicha actividades contables básicas como:
Hacer un Excel.
Hacer facturas en línea.
Revisar el correo electrónico.
Cobrar a tus clientes.
Registrar en un excel los egresos e ingresos.
Entrar a tu Banca Electrónica para hacer transferencias, consultar saldos, comprobar ingresos y descargar estados de cuenta.
Pagar los impuestos.
Pagar la Nómina.
Imprimir y archivar las facturas, recibos, cotizaciones y comprobantes mensualmente.
Realizar facturas a clientes y público en general.
Monitorear los movimientos de caja chica y efectivo.
Te adelanto que estas actividades generalmente no las hace el contador que contratas, las debes de hacer tu o alguien de tu equipo, aunque con supervisión y asesoría del experto contable.
Entrar al banco y pagar impuestos es una actividad relativamente sencilla que fácilmente tu o cualquiera de tu equipo lo puede hacer en menos de 5 minutos, el detalle es que NO cualquiera conoce la diferencia entre los diversos impuestos a pagar (federales, estatales, seguridad social, etc.) , y tampoco saben cómo calcularlos y comprobarlos.
Este es un ejemplo de un segundo nivel de comprensión contable, donde ciertos cálculos conllevan un entendimiento más profundo de las NIF , la tributación y del sistema financiero. Aquí es donde puedes pensar que es INDISPENSABLE un contador, sin embargo estos conocimientos no son imposibles de adquirir, hay herramientas gratuitas en internet o inclusive plantillas en excel que realizan los cálculos que necesites.
Lo que difícilmente te dirá un Blog o un video en youtube, son los sistemas y procesos contables para corroborar la información financiera que calculaste. Me refiero a discernir los egresos que son deducibles, el cómo registrarlos y cómo presentarlos en los estados financieros. Esto provocará cambios en los cálculos y por ende en los impuestos. Así mismo sucede con las nóminas, con las prestaciones, con los movimientos en efectivo, o el registro contable. En teoría todo se puede sistematizar, pero llegará el momento en que habrá un error tuyo o de tu equipo, una factura más elaborada, o un proveedor canceló una factura sin avisarte, o se bloqueó la tarjeta empresarial y tuviste que hacer un pago de tu efectivo; y en cada uno de estos escenarios debes de tener asesoría contable experta que te ayude a solucionar estos problemas o errores.
Es tu deber conocer entonces los diferentes tipos de impuestos, la forma correcta de realizar compras, los elementos que componen una factura, los requisitos para hacer deducible un egreso, conocer y tener las contraseñas, archivos de acceso y datos para entrar al SAT o IMSS. Deber conocer las actualizaciones fiscales federales y estatales, leer correctamente un estado de cuenta bancario, las circunstancias donde el dinero en efectivo se vuelve contraproducente para el crecimiento de tu empresa, los beneficios fiscales según tu régimen, los pros y contras de las pasarelas de pago y su funcionamiento contable y fiscal, las reglas de operación fiscal y contable con Mercado Libre o Amazon, realizar los estados financieros básicos y muchas, muchas cosas más.
Como te diste cuenta, como empresario debes conocer de temas contables y al mismo tiempo tener ayuda de un experto contable para las situaciones más delicadas como los impuestos federales o las nóminas. Aquí es donde se pone interesante el tema, ya que honestamente puedes tomar un curso o taller para aprender a calcular los impuestos , nóminas y las prestaciones sociales. No será difícil hacerlo si tu empresa es pequeña o si tu eres el único empleado.
Tu eres el dueño o la dueña de tu negocio, así que la responsabilidad máxima dentro de tu empresa recae en ti, eso significa que tu eres responsable de la contabilidad, tengas o no un despacho contable, la responsabilidad financiera es tuya. Recuerda que los delitos fiscales son pagados por los dueños o socios de las empresas, no por sus contadores.
No quiero que vivas con miedo, o que tomes decisiones por miedo. Recuerda que el miedo casi siempre es por ignorancia, así que inevitablemente tendrás que aprender contabilidad y finanzas para dirigir tu negocio. A las empresas no las dirigen miedosos, las dirigen empresarios. Y tu eres ese empresario que aprenderá contabilidad y finanzas, y será responsable de supervisar y mejorar las operaciones y actividades que citamos al comienzo de este texto, la revisión y análisis de los estados financieros, la correcta elaboración y ejecución de tus presupuestos, supervisar y analizar las razones e indicadores financieros propios de tu empresa.
Recuerda que en finanzas las decisiones se toman según el pasado, el presente y el futuro. Como empresario debes de poder viajar en el tiempo para que así tus decisiones contemplen un panorama general de la situación de tu empresa.
Los estados financieros te muestran el pasado, tus indicadores financieros el presente, y tus proyecciones, escenarios y presupuestos consolidan el futuro financiero donde quieres que llegue tu empresa. Revisar los estados de cuenta bancarios, o revisar un reporte de ventas trimestral ayuda solamente para comprender el pasado, así que no dediques todo tu tiempo en eso. Como empresario y director de tu empresa, tienes la responsabilidad de fijar el rumbo y destino, así que materializa el futuro de tu empresa en planes, proyecciones, escenarios y proyectos.
Eres responsable, por lo tanto un contador te ayudará en lo que tu quieras. Pero él no hará nada que tu no le pidas o sugieras. Es como si contrataras a un pianista profesional para que tocara solamente “Las mañanitas” y de vez en cuando la pieza clásica: “Para Elisa” , no cambiará el repertorio sino le exiges una sonata de mozart, un preludio de Chopin o una Fuga de Bach. Igualmente tendrás la responsabilidad de conocer, y tener claramente las necesidades de tu empresa para que sepas exactamente qué pedirle al contador en caso de que decidas contratar a uno.
¿Entonces, necesito o no, un contador en mi empresa? Definitivamente la respuesta es: sí. Necesitas un contador o despacho contable, pero no lo necesitas meramente para la contabilidad, lo necesitas para darte tiempo. Tiempo para analizar el presente, pasado y futuro de la empresa, tiempo para analizar los estados financieros, para realizar las proyecciones y escenarios futuros, necesitas tiempo como dueño y director de tu empresa para realizar las actividades que NADIE más puede hacer. Tu tiempo es de lo más importante que tienes, y tu trabajo como dueño de tu empresa NO es llevar la contabilidad es dirigir tu empresa. Como empresario debes aprender a delegar y confiar en tu equipo.